Een warmtepomp die niet draait, een machine die stilstaat, een klant die belt. Je technieker weet wat er kapot is, maar het onderdeel is er niet. Het kost een paar euro, maar de tweede verplaatsing, de ontevreden klant en de verloren tijd kosten veel meer.
Bij bedrijven die toestellen verkopen en onderhouden, is de onderdelenlogistiek vaak het ondergeschoven kind. Het magazijn is ingericht voor pallets met toestellen, niet voor duizenden kleine artikelen. Dit zijn de vijf meest voorkomende oorzaken van trage leveringen, en wat je eraan kunt doen.
1. Niemand weet wat er echt op voorraad is
Het systeem zegt dat er nog drie stuks zijn, maar de bak is leeg. Of het onderdeel ligt ergens, maar niet op zijn vaste plaats. Onderdelen zijn klein, lijken op elkaar en worden vaak even snel meegenomen zonder registratie.
Oplossing: geef elk artikel een vaste locatie (bak, legplank of lade), scan bij elke beweging en tel regelmatig per zone in plaats van één keer per jaar alles.
2. Spoed is niet echt spoed
Een spoedorder voor een technieker komt in dezelfde wachtrij als een aanvulling voor een dealer. Tegen de tijd dat ze gepickt wordt, is de laatste ophaling vertrokken.
Oplossing: markeer spoedorders apart en geef ze voorrang bij het picken. Spreek een duidelijke cut-off af: wat voor dat uur binnen is, vertrekt dezelfde dag.
3. Verkeerde of onvolledige leveringen
Een onderdeel met een bijna identiek artikelnummer, de verkeerde versie, een pakje waarin de pakking ontbreekt. De technieker merkt het pas ter plaatse.
Oplossing: scan elk artikel bij het picken tegen de order. Hou versies en serienummers bij waar dat relevant is, en stel servicekits samen met alles wat voor een bepaalde herstelling nodig is.
4. Retouren en defecte stukken blijven liggen
Defecte onderdelen die terugkomen voor garantie of herstelling belanden in een hoek. Niemand weet of ze al bij de leverancier geclaimd zijn, en de ruilstukken ontbreken in de voorraad.
Oplossing: registreer elke retour bij ontvangst, met reden, foto en serienummer. Stuur defecte stukken in batches door naar de leverancier of herstelling, en volg op wat nog openstaat.
5. Het magazijn is niet gebouwd voor kleine artikelen
Pallets met toestellen en zakjes met schroeven vragen een totaal andere inrichting. Wie beide met dezelfde processen behandelt, verliest bij de kleine artikelen veel tijd.
Oplossing: werk met bakken en rekken voor kleine artikelen, gegroepeerd op hoe vaak ze besteld worden. De snellopers liggen het dichtst bij de inpaktafel.
Wat levert het op?
Een snelle, betrouwbare onderdelenlevering betekent minder tweede verplaatsingen, technici die meer interventies per dag doen en klanten die sneller geholpen zijn. En het maakt je servicecontracten sterker: je kunt korte interventietijden beloven, omdat je weet dat het onderdeel op tijd is.
Uitbesteden of zelf doen?
Zelf doen kan, als je de ruimte, de mensen en het systeem hebt om onderdelen de aandacht te geven die ze vragen. Veel bedrijven besteden hun onderdelen- en servicemagazijn uit, zodat hun eigen team zich op de toestellen en de klanten kan focussen. Hoe Sendwit dat aanpakt, lees je op onze pagina over technische fulfilment.