Proficiat, je product is gelist. Dan komt de mail met de leveringsvoorwaarden van de retailer: tientallen pagina's over labels, pallets, EDI en tijdsloten. Voor wie tot nu vooral pakjes verstuurde, is dat een andere wereld. In dit artikel zetten we de belangrijkste begrippen op een rij, zodat je weet wat er van je verwacht wordt.
Waarom retailers zo streng zijn
Een distributiecentrum van een grote retailer verwerkt elke dag honderden leveringen. Dat werkt alleen als elke pallet voorspelbaar binnenkomt: aangekondigd, op het juiste moment en met een label dat de scanner meteen kan lezen. Klopt er iets niet, dan moet een medewerker het manueel oplossen. Daarom kan een retailer een levering weigeren of kosten doorrekenen als je de afspraken niet volgt.
GTIN: de barcode op je product
Alles begint bij de GTIN (Global Trade Item Number), het nummer achter de barcode op je product. In België vraag je die aan via GS1 Belgium & Luxembourg. Je hebt niet alleen een GTIN nodig voor de consumenteneenheid, het stuk dat aan de kassa gescand wordt, maar vaak ook voor de verpakkingseenheid: de doos met bijvoorbeeld 6 of 12 stuks waarin de retailer bestelt.
Zorg dat je masterdata klopt: afmetingen, gewicht en aantal per doos en per pallet. Retailers laden die gegevens in hun systemen, en afwijkingen zorgen later voor problemen bij de ontvangst.
SSCC: het unieke nummer van elke pallet
Waar de GTIN een product identificeert, identificeert de SSCC (Serial Shipping Container Code) één concrete logistieke eenheid: deze ene pallet of deze ene doos. Het is een code van 18 cijfers, opgebouwd uit je GS1-bedrijfsprefix, een volgnummer en een controlecijfer. Elke SSCC gebruik je maar één keer.
Het distributiecentrum scant de SSCC bij ontvangst en koppelt die aan de inhoud die je vooraf doorstuurde. Zo weten ze wat er op de pallet staat zonder hem open te maken.
Het GS1-logistiek label
De SSCC staat op het GS1-logistiek label, samen met de andere gegevens die de retailer vraagt, zoals GTIN, aantal, lotnummer of houdbaarheidsdatum. Het label heeft een leesbaar deel en een GS1-128-barcode. Enkele aandachtspunten:
- Plak het label op twee aangrenzende zijden van de pallet, zodat het vanaf meerdere kanten scanbaar is.
- GS1 raadt aan om de barcode tussen 400 en 800 mm hoogte te plaatsen.
- Druk af met voldoende contrast. Een vage print of een gekreukt label wordt niet gescand.
- Wikkel geen stretchfolie over het label als de barcode daardoor onleesbaar wordt.
EDI: je levering vooraf aankondigen
Bij grote retailers verloopt de communicatie via EDI (Electronic Data Interchange): gestructureerde berichten tussen jouw systeem en dat van de retailer. De belangrijkste:
- ORDERS: de bestelling van de retailer.
- ORDRSP: jouw orderbevestiging, als de retailer die vraagt.
- DESADV: het verzendbericht, ook wel ASN genoemd. Hierin kondig je aan wat er onderweg is: welke pallets met welke SSCC, welke producten, aantallen, lotnummers en houdbaarheidsdata.
- INVOIC: de factuur.
Het DESADV-bericht is cruciaal. Komt de pallet aan zonder verzendbericht, of klopt de inhoud niet met wat je aankondigde, dan loopt de ontvangst vast. Voor EDI heb je meestal een EDI-provider nodig, of een fulfilmentpartner die de berichten aanmaakt op basis van wat er effectief gepickt is.
Goed om te weten: sinds 1 januari 2026 is elektronisch factureren via Peppol verplicht tussen Belgische bedrijven. Dat staat los van de EDI-afspraken met je retailer, maar check of je boekhoudpakket en je retailer op dezelfde lijn zitten.
Tijdsloten en levertermijnen
Je rijdt niet zomaar een distributiecentrum binnen. Meestal boek je vooraf een tijdslot via het portaal van de retailer. Te laat betekent vaak geweigerd, maar ook te vroeg kan een probleem zijn. Plan een marge in voor de vervoerder en boek het slot pas als de pallet effectief klaarstaat.
Checklist voor je eerste levering
- 1Lees de leveringsvoorwaarden van je retailer volledig, inclusief de palletspecificaties.
- 2Vraag GTIN's aan voor product en verpakkingseenheid, en controleer je masterdata.
- 3Zorg voor een GS1-bedrijfsprefix, zodat je SSCC's kunt aanmaken.
- 4Regel je EDI-koppeling en test de berichten met de retailer vóór de eerste order.
- 5Bouw de pallet volgens de voorschriften: afmetingen, maximale hoogte en gewicht, stabiel gewikkeld.
- 6Plak het GS1-label correct en verstuur het DESADV-bericht vóór vertrek.
- 7Boek het tijdslot en geef de vervoerder de juiste referenties mee.
Of: laat het doen
Voor een kmo is dit veel om zelf op te zetten, zeker naast een webshop die ook moet draaien. Bij Sendwit doen we het dagelijks: pallets opbouwen volgens de voorwaarden van je retailer, GS1-labels met SSCC, EDI-verzendberichten en tijdsloten. Meer daarover lees je op onze pagina over fulfilment voor webshop en retail.