Van fulfilmentpartner wisselen voelt als een grote stap. Je voorraad moet verhuizen, je systemen moeten opnieuw gekoppeld worden en je wilt geen dag zonder verzendingen. Met een goede planning verloopt het vlotter dan je denkt.
1. Lees je huidige contract
Kijk eerst naar de opzegtermijn, eventuele kosten om te vertrekken en de voorwaarden om je voorraad en data mee te nemen. Hoe snel moet je huidige partner je voorraad vrijgeven, en in welke staat? Die termijn bepaalt je planning.
2. Kies het juiste moment
Plan de overstap in een rustige periode. Vermijd de weken voor de feestdagen, grote campagnes of een eerste levering aan een nieuwe retailer. Voor de meeste merken zijn januari, februari of de zomer het meest geschikt.
3. Zet de koppelingen klaar
Laat je nieuwe partner je webshop, marketplaces, ERP en eventuele EDI met retailers koppelen voordat de voorraad verhuist. Test met een paar echte orders of testorders, zodat je zeker bent dat alles correct doorkomt.
4. Exporteer je data
- je artikellijst met afmetingen, gewichten en barcodes;
- de actuele voorraad per artikel, inclusief lotnummers en houdbaarheidsdata;
- openstaande orders en retouren;
- je verzendhistoriek, voor als er later vragen komen.
5. Verhuis de voorraad in fases
Verhuis niet alles in één keer. Stuur eerst een deel van de voorraad naar je nieuwe partner, laat die inboeken en schakel dan je orders om. Wat nog bij je oude partner ligt, kan die in de tussentijd blijven versturen. Zo heb je geen dag zonder verzendingen.
6. Hou je klanten op de hoogte
Je consumenten merken meestal niets, op een ander afzenderadres na. Retailers en zakelijke klanten verwittig je wel vooraf: hun leveringen komen van een ander adres, en soms moet de nieuwe partner in hun systemen worden aangemaakt. Pas ook je retouradres aan op je website en in je verkoopvoorwaarden.
7. Volg de eerste weken extra op
Spreek met je nieuwe partner een korte opvolging af in de eerste weken: kloppen de voorraden, vertrekken orders op tijd, lopen de koppelingen goed? Zo los je kinderziektes op voor ze klanten raken.
Overweeg je Sendwit? Bij ons is je contract na de proefperiode maandelijks opzegbaar. Vertrek je, dan krijg je je gegevens meteen als export en staat je voorraad binnen 10 werkdagen klaar voor ophaling. Lees onze afspraken of vraag een prijsindicatie.