Voor veel webshops en merken zijn de laatste weken van het jaar de belangrijkste van allemaal. Black Friday valt dit jaar op 27 november, Cyber Monday op 30 november, en daarna volgt meteen de eindejaarsperiode. Wie dan zonder voorraad zit of zijn orders niet op tijd buiten krijgt, verliest niet alleen omzet, maar ook klanten. De voorbereiding begint daarom niet in november, maar nu.
1. Maak een realistische prognose
Kijk naar je cijfers van vorig jaar: hoeveel orders had je per dag in de drukste week, en welke producten gingen het snelst? Hou rekening met wat er sindsdien veranderd is: nieuwe kanalen, een grotere mailinglijst, een nieuwe retailer of een campagne die je plant. Een ruwe schatting per week en per topproduct is al genoeg om de rest op af te stemmen.
2. Bestel je voorraad op tijd bij
Leveranciers en transporteurs hebben het in het najaar ook druk. Komt je voorraad uit Azië, reken dan op weken extra marge voor productie, zeevracht en inklaring. Zorg dat je piekvoorraad begin november in het magazijn ligt en ingeboekt is. Voorraad die nog onderweg is, kan je niet verkopen.
3. Stem je acties af met je magazijn
Een korting die om middernacht live gaat, zorgt voor een golf orders in één keer. Deel je actiekalender daarom met wie je orders inpakt: wanneer start welke actie, welke producten zitten erin en hoeveel orders verwacht je? Bundels of cadeausets stel je best vooraf samen, zodat ze tijdens de piek alleen nog verstuurd moeten worden. Hoe dat werkt, lees je in wat is kitting?
4. Communiceer duidelijke deadlines
Klanten willen weten tot wanneer ze kunnen bestellen om hun pakje voor Kerstmis te hebben. Vervoerders publiceren in het najaar hun laatste verzenddagen per land. Zet die deadlines op je productpagina's en in je mails, en kies ze liever iets te vroeg dan te laat. Een gemiste belofte in december kost meer dan een vroege deadline.
5. Bereid je voor op de retouren in januari
Na de feestdagen komen de retouren. Cadeaus in de verkeerde maat of kleur worden in de eerste weken van januari massaal teruggestuurd. Zorg dat je weet wie ze verwerkt, hoe snel de klant zijn geld terugkrijgt en hoe snel het product terug in je voorraad staat. Meer daarover lees je in retouren verwerken.
Checklist
- Prognose per week en per topproduct gemaakt.
- Piekvoorraad besteld met marge voor vertraging.
- Actiekalender gedeeld met je magazijn of fulfilmentpartner.
- Bundels en cadeausets vooraf samengesteld.
- Verpakkingsmateriaal in voldoende hoeveelheid aanwezig.
- Laatste besteldata voor Kerstmis op je site gezet.
- Retourproces klaar voor januari.
Bij Sendwit plannen we je pieken samen in, zodat orders die voor 18:00 binnenkomen ook in november en december dezelfde werkdag vertrekken. Bekijk hoe we dat aanpakken voor webshop fulfilment, of neem contact op om je piek samen voor te bereiden.